10 nov As inconsistências do e-social e seu impacto na rotina das empresas

Muito se tem comentado a respeito do e-social, uma ferramenta de controle criada para unificar o envio de informações pelo empregador aos órgãos fiscalizadores através de uma plataforma online.

O e-social, na verdade, vem integrar todos os órgãos no maior sistema de controle de renda e fiscalização social já existente. Por esta razão, é importante que o primeiro passo dos empresários seja a medição dos seus impactos.

Obviamente, o sistema tem seus benefícios, já que obrigará as empresas a se organizarem internamente e o fato de as sanções legais serem de aplicação imediata tornará mais efetiva a busca pelas ações preventivas.

Porém, é preciso analisar também os pontos que dificultarão a sua aplicação.

Não há como mensurarmos o aumento do custo do negócio para micro e pequenas empresas que não possuem um setor de recursos humanos. Certamente serão as mais afetadas, diante da exigência para que centenas de informações diárias sejam lançadas ao sistema.
Fato é que os escritórios de contabilidade não farão esse trabalho de lançamento. Ao menos não pelo mesmo valor outrora cobrado.

Muitas rotinas internas precisarão ser alteradas, exigindo treinamento, organização de dados e a aquisição de novos softwares para adaptação. Isto irá afetar não apenas empresas, mas também as pessoas físicas que empregam funcionários e, portanto, são empregadores sujeitos ao e-social.

Um lançamento errado será passível de multa e necessitará de uma autorização para alteração. As informações prestadas ao e-social terão valor fiscal, não havendo tolerância para erros cadastrais, já que a previsão é de que a burocracia para retificação de dados seja muito grande.

Vejamos o exemplo de lançamento de um benefício previdenciário:

Quando um trabalhador apresenta um atestado médico de mais de 15 dias é imediatamente encaminhado ao INSS para que seja realizada uma perícia. Para cumprir com as normas do e-social, esse acontecimento já deve ser lançado no sistema. Não havendo campo específico para lançamento do período em que se aguarda o resultado da perícia, a empresa deverá, obrigatoriamente, lançar no sistema um benefício de auxílio-doença simples (o chamado B31).

Sendo esse benefício negado, a empresa terá que retificar a informação antes prestada, procedimento este que, como já mencionamos, dependerá de autorização, retificação e tempo, podendo incorrer em multa.

Deferido o benefício, mas em espécie diversa, como é o caso do acidente de trabalho (B91), a empresa passará a ter mais problemas: deverá retificar a informação quanto à espécie de benefício concedido e ainda precisará entender-se com o sistema do Fundo de Garantia, que imediatamente tomará conhecimento da ausência de pagamento do FGTS devido (desnecessário em caso de auxílio-doença simples).

Nesse caso, irrelevante será que a empresa se defenda informando desconhecimento de qual benefício seria concedido, pois o e-social, a princípio, não traz campo específico para o direito de defesa.

Como vemos, o sistema é falho em muitos pontos e é provável que assim continue, já que a nova cartilha de aplicação, prevista para agosto de 2014, até o momento não foi publicada.

Não há receita específica para evitar os problemas, mas a empresa deve, em um primeiro momento, focar na revisão cadastral, fazendo a conferência de toda a documentação dos funcionários. Qualquer erro de cadastro irá “barrar” o lançamento do trabalhador no sistema.

A próxima cartilha do e-social, ainda não publicada, trará a possibilidade de fracionamento das férias na forma da lei. Porém, o aviso de férias terá de ser comunicado com exatos 30 dias de antecedência, pois o sistema não permite lançamentos retroativos.

Além disso, a admissão deverá ser feita no exato momento do início das atividades. As CAT’s deverão ser emitidas no primeiro dia útil subsequente ao acidente. A morte do funcionário precisará ser informada imediatamente (inclusive se ocorrer em finais de semana ou feriados). A prorrogação do contrato de experiência deverá ser lançada na data exata do último dia do contrato anterior.

A empresa também precisará ter as funções de seus trabalhadores corretamente enquadradas no CBO correspondente. Isso porque ele gerará a base para o cálculo para o percentual de aprendizagem e a empresa não será previamente avisada da alteração de percentual antes da aplicação da multa respectiva.

Nesse cenário, podemos observar que ajustar-se ao sistema do e-social será muito mais difícil do que se imagina. A grande quantidade de dados exigida, a complexidade do sistema, as suas falhas iniciais e a imediatidade dos lançamentos devem ser fatores considerados pela empresa ao traçar as diretrizes de preparação para o início da utilização do e-social.

Somente uma estrutura de governança interna bem gerenciada poderá garantir a correção das informações e o cumprimento das normas trabalhistas capazes de evitar punições graves. É imprescindível que a área empresarial esteja atenta para a implementação destas diretrizes o mais rapidamente possível, a fim de que possa transpor os obstáculos que certamente surgirão.